2 mai 2020
Covid-19 : signature à distance et procès-verbaux
Les mesures prises par le Gouvernement Français pour lutter contre la propagation du Covid-19 depuis mi-mars rendent difficiles voire impossibles la signature de certains documents.
En droit français, un accord peut être formé dès lors que les consentements sont échangés entre les parties sans document, sauf dispositions contraires prévues par la loi (par exemple, pour les documents de sûreté).
Ce principe se heurte toutefois à la pratique qui soit privilégiait le moyen leur offrant la meilleure garantie en termes de preuve (i), soit sacrifiait cette garantie au profit de modalités simplifiées ou accélérées (ii). Désormais, la signature électronique (iii) permet de concilier ces deux objectifs, sauf pour les procès-verbaux des organes sociaux qui sont régis par un régime strict (iv).
(i) La garantie offerte par les documents écrits
La pratique commerciale impose que les parties signent des documents écrits, pour des raisons de preuve.
En effet, l’article 1367 du Code civil dispose que « la signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. »
(ii) Les modalités de signature simplifiées ou accélérées
Concernant la signature de contrats, devis ou bons de commande, de simples échanges de courriels formalisant un commun accord constituent un commencement de preuve.
Afin de signer leurs documents à distance, les parties peuvent également convenir de signer des versions scannées. En pratique, le document doit être imprimé par le premier signataire, paraphé sur chaque page et signé en dernière page, scanné et envoyé au second signataire qui l’imprimera scanné signé par la première partie et fera de même, etc. Il est d’usage de réduire le nombre de signataires au moyen de pouvoirs donnés par certaines des parties à un représentant.
Attention toutefois, d’après la jurisprudence, les documents scannés ne constituent pas une preuve parfaite de la signature, la numérisation d’une signature n’étant pas considérée comme un procédé technique fiable garantissant l’authenticité de la signature.
(iii) Les avantages de la signature électronique
Pour concilier les avantages de la signature d’écrits et pallier les insuffisances des documents scannés, les avocats du cabinet recourent de plus en plus couramment à la signature électronique.
Elle est reconnue comme moyen de preuve à condition de respecter certaines conditions. En effet, l’article 1367 du Code civil précise qu’elle « consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie. »
(iv) Le régime spécifique des procès-verbaux
Concernant plus particulièrement les procès-verbaux d’assemblée ou de conseil d’administration, le support papier demeure la seule solution retenue par la loi pour la restitution des décisions prises en assemblée. A ce jour, la loi n’autorise aucun autre procédé matériel de constatation des délibérations des associés ou actionnaires (que ce soit, par exemple, l’enregistrement audio et/ou vidéo des débats et résolutions de l’assemblée ou la numérisation de son compte rendu sécurisé par la signature électronique des personnes normalement habilitées à signer les supports papiers des procès-verbaux).
En l’état actuel des textes, il demeure donc impossible de signer électroniquement les procès-verbaux des assemblées générales. Et même si elle a assoupli certaines des obligations pesant sur les organes sociaux, l’ordonnance du 25 mars 2020 ne réglemente que les règles de tenue et de délibération des assemblées et des organes dirigeants.
Pour autant, nous avons pu relever en pratique que lorsque les actes doivent être déposés au greffe du Tribunal de Commerce ou au service des impôts pour l’enregistrement, la signature électronique pouvait s’avérer suffisante.
En effet, le dépôt électronique des actes au greffe permet la transmission d’acte signé électroniquement. Et certains services des impôts acceptent également l’enregistrement par courriel.
Nous restons encore prudents sur l’utilisation de la signature électronique pour certains procès-verbaux mais notons que le recours à celle-ci se développe de jour en jour, surtout depuis l’instauration des mesures de confinement.
Dans tous les cas, nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous aider à trouver des solutions pratiques probantes et valables, afin de signer la plupart des documents nécessaires à la vie de votre entreprise.