Etes-vous en conformité avec vos obligations en matière de facturation électronique/piste d’audit fiable ?

Les entreprises doivent garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures et ce depuis leur émission jusqu’à l’issue de la période de conservation/archivage.

Pour se conformer à cette obligation, elles peuvent choisir de recourir :

– aux factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique avancée (signature dite « qualifiée » fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé ou assimilé type certificat RGS 2 ou 3 étoiles) ;

– à l’échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le Code Général des Impôts ;

Si les modalités de facturation ne respectent pas ces critères, l’entreprise peut néanmoins se conformer à son obligation par la mise en place de contrôles établissant une piste d’audit fiable (« PAF ») entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement. Dans ce cas, il appartient à l’entreprise de déterminer, sous sa propre responsabilité, et en fonction de sa propre organisation, l’ampleur et les moyens des contrôles qu’elle doit mettre en place pour garantir les principes susvisés, tant pour les factures émises que reçues. Les contrôles établissant la piste d’audit doivent être organisés et permanents. Pour cela, l’entreprise doit pouvoir remettre à l’Administration fiscale une documentation formalisant le chemin de circulation de l’information tout au long des processus de facturation et décrivant les contrôles permanents associés, évaluer la fiabilité de sa piste d’audit fiable, et, le cas échéant, mettre en œuvre des actions correctives.

Le non- respect de cette obligation est lourdement sanctionné puisque, par exemple, le vérificateur peut remettre en cause la TVA déduite par l’entreprise ou bien encore certaines exonérations de TVA dont elle aurait pu bénéficier. En l’absence de formation des vérificateurs sur le sujet lors de l’instauration de cette obligation, nous constations, jusqu’alors, que très peu de demande de présentation de la PAF au cours des contrôles fiscaux, et encore moins l’application de sanctions en cas de non-présentation de celle-ci. Les choses évoluent toutefois et nous constatons désormais des demandes plus fréquentes de la part des vérificateurs ; par ailleurs, les premières rectifications commencent à être notifiées.

Par conséquent, les entreprises qui ne se seraient pas encore conformées à leur obligation doivent désormais s’en préoccuper de toute urgence, faute de quoi elles pourraient se voir exposées à des rectifications très substantielles lors des prochains contrôles fiscaux dont elles auraient à connaître. Ce projet transverse doit par ailleurs être anticipé dès lors qu’il nécessite de mobiliser différentes ressources au sein de l’entreprise et/ou de s’entourer d’experts lui permettant de parvenir à une documentation répondant aux attentes de l’administration.